Conseils

Langage et style

•Le langage doit être :

Soigné et courtois: pas de mots familiers
Concis: pas de phrases trop longues ou trop lourdes
Logique: mots de liaison appropriés
Varié: pas de répétitions
Clair: vocabulaire précis

•Remplacez des expressions comme  C'est urgent …, par  Il est urgent …,  Ç par cela (ou mieux, précisez plutô que d'utiliser cela), peut-être que par il se peut que.
•Préférez l'inversion du sujet et du verbe au est-ce que: Serait-il possible …, Pourriez-vous me renseigner sur …
•N'utilisez pas les gens et évitez le on.
•N'employez pas des mots imprécis tels que choses, personne mais précisez ce dont il s'agit.
•Des verbes tels que faire, dire, mettre’, voir, aller peuvent être remplacés suivant le contexte par des verbes plus précis.
•Attention : quand vous employez le nous dans votre lettre, il faut garder le nous dans la formule de politesse (Nous vous prions …).
•Il faut retenir que le tact et la courtoisie ont autant d'importance que les faits eux-mêmes.

Voici toute une série de conseils et d'exemples pour trouver le degré de courtoisie désiré en France.

Commencer la lettre

Si l'on ne connaî pas la personne ou si l'on entretient des relations purement formelles : Monsieur, Madame, etc.
Si on connaî déjà bien la personne : Cher Monsieur, Chère Madame,
Si la personne a un titre, le mentionner : Monsieur le Maire, Monsieur le Directeur, Monsieur le Député, (Cher) Maîre (pour un avocat, (Cher) Docteur (pour un médecin).
Ne pas mettre le nom de famille, ni le prénom !

Répondre à une lettre

Comme suite à votre lettre du …, nous ….
Nous vous remercions de votre lettre du ….
Nous avons bien reç votre lettre du …
Votre lettre du …. a retenu toute notre attention.
C'est avec beaucoup d'intérêt que nous avons / j'ai pris connaissance de votre lettre du …
En réponse à votre courrier du …
Par votre lettre du ….vous ….
Je m'empresse de répondre à votre lettre du …
Nous vous accusons réception de votre lettre du…
Votre lettre du … nous est bien parvenue et …

Exprimer sa satisfaction

Nous sommes (très) heureux (heureuse) de …
C'est avec grand plaisir que …
J'ai le plaisir de …

Exprimer son regret

Nous regrettons (vivement) de …
A notre grand regret, nous …
Nous sommes dans la pénible obligation de …
Il nous est malheureusement impossible de …
Nous déplorons le fait de …
Nous sommes navré(e) de …

Exprimer sa surprise

Nous avons été étonnés d'apprendre, par votre lettre du …, que …
Nous sommes surpris de …/ de ne pas …
Ecrire pour s'informer Auriez-vous l'amabilité de bien vouloir me / nous renseigner sur …/ me / nous faire connaîre le …
 Je me permets de vous écrire pour vous demander quelques renseignements concernant …
 Nous vous serions reconnaissants de … / Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir nous / m'adresser votre documentation sur …
Je désirerais avoir de plus amples informations en ce qui concerne …
Je prends la liberté de m'adresser à vous pour savoir si …

Ecrire pour informer

Nous vous informons que / Je vous informe que …
Nous tenons à / Je tiens à vous faire savoir que …
Nous vous écrivons / Je vous écris pour vous annoncer que …

Ecrire pour confirmer  et assurer

Nous vous écrivons / Je vous écris pour vous confirmer …
Nous sommes toujours disposés à / Je suis toujours disposé(e) à …
Nous ferons de notre mieux pour / Je ferai de mon mieux pour …
Nous ferons tout notre possible pour / Je ferai tout mon possible pour..
Je veillerai à …
Soyez assuré que nous ferons de notre mieux pour …

Ecrire pour réclamer

Nous vous informons qu'à ce jour nous n'avons toujours pas reçu …
Je vous prie de bien vouloir … dans les plus brefs délais …
Veuillez nous faire parvenir au plus tô …
Nous sommes en droit d'exiger réparation pour …
A défaut de recevoir …(votre réglement) dans un délai de …(15 jours) nous nous verrons dans l'obligation de …

Ecrire pour s'excuser

Nous vous prions / Je vous prie de bien vouloir m'excuser de …
Je vous présente toutes mes excuses pour …
Vous voudrez bien nous / m'excuser de …

Ecrire pour remercier

Nous vous remercions / Je vous remercie beaucoup de …
Si l'on veut insister on reprend dans la formule finale de politesse :
Recevez encore, cher Monsieur, mes remerciements les plus chaleureux.
Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de ma profonde gratitude.
En vous remerciant encore, je vous prie d'agréer, Monsieur l'expression de mes sentiments distingués.

Se référer à un document  Officiel

Conformément à (aux) …
Ainsi qu'il est stipulé dans le …
Me fiant à (aux) …

Joindre un document

- dans la même lettre :
Veuillez trouver ci-joint/ci-inclus …
- dans une autre lettre :
Nous vous adressons /Je vous adresse sous pli séparé …
Nous vous adressons / Je vous adresse par le même courrier …

Terminer la lettre

On fait souvent précéder la salutation finale d'une formule d'usage se rapportant au sujet de la lettre. En voici quelques exemples :
A l'avance, nous vous remercions très vivement …
En vous remerciant par avance de l'attention que vous voudriez bien porter à cette lettre …
Avec mes remerciements anticipés …
Dans l'attente de votre (prompte) réponse …