如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。这样既便于文件存档，又便于日后查阅。

 

发文编号的位置一般位于信纸信头下部左侧。

 

发文编号中往往提供一组缩写信息，包括：文件编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等。

 

发文编号一般有两方面内容，即来文编号(VOTRE RÉFÉRENCE，即V/Réf.)和本文编号(NOTRE RÉFÉRENCE，即N/Réf.)：

 

来文编号：如V/Réf.：J.B. / J.D.123 表示的是一封来自由Jutta Brawn 起草，由John Davies 录入的，编号为123的信函，

 

本文编号：如N/Réf.：M.M. 321表示的是一封由我方Marry Meyer起草，我方编号为321的信函。